Wie verwende ich diese Prompts?
Öffnen Sie ChatGPT (chat.openai.com), Microsoft Copilot oder Google Gemini. Kopieren Sie den Prompt, ersetzen Sie die kursiv markierten Platzhalter mit Ihren eigenen Angaben und senden Sie die Nachricht ab.
Tipp: Die meisten Prompts liefern bessere Resultate, wenn Sie dem KI-System kurz sagen, wer Sie sind – z.B. "Ich bin Geschäftsführer eines Metallbaubetriebs mit 30 Mitarbeitenden."
E-Mails & Kommunikation
3 Prompts
Prompt 01
Schwierige E-Mail formulieren
Wenn Sie einem Kunden eine schlechte Nachricht überbringen müssen – sachlich, respektvoll, lösungsorientiert.
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Ich muss einem langjährigen Kunden mitteilen, dass [was ist passiert – z.B. Lieferverzögerung, Preiserhöhung]. Der Kunde heisst [Name/Firma] und wir arbeiten seit [X Jahren] zusammen. Schreibe eine professionelle, ehrliche E-Mail auf Deutsch, die die Situation erklärt, Verständnis zeigt und eine konkrete Lösung anbietet. Ton: sachlich, respektvoll, nicht entschuldigend.
Spart: 20–30 Minuten Formulierungsarbeit. Das Ergebnis ist oft besser als ein selbst geschriebener Entwurf – weil KI keine emotionale Schreibhemmung hat.
Sofort einsetzbar
Prompt 02
E-Mail-Antwort auf Beschwerde
Kundenbeschwerden professionell und deeskalierend beantworten.
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Ein Kunde hat sich beschwert über: [Beschreibung der Beschwerde]. Der Sachverhalt aus unserer Sicht: [Ihre Version]. Schreibe eine Antwort-E-Mail auf Deutsch die: (1) die Beschwerde ernst nimmt, (2) den Sachverhalt erklärt ohne zu rechtfertigen, (3) eine konkrete nächste Massnahme nennt. Maximal 150 Wörter.
Tipp: "Maximal 150 Wörter" ist wichtig – kurze Antworten wirken professioneller als lange Erklärungen.
Sofort einsetzbar
Prompt 03
Newsletter oder Kundenmailing verfassen
Regelmässige Kundeninformation ohne stundenlangen Schreibaufwand.
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Schreibe einen kurzen Kunden-Newsletter für [Firmenname], ein [Branche]-Unternehmen. Das wichtigste Thema dieses Monats ist: [Thema]. Ton: persönlich, nahbar, nicht werblich. Struktur: kurze Einleitung (2 Sätze), Hauptthema (4–5 Sätze), kurzer Abschluss mit Einladung zum Kontakt. Sprache: Schweizer Hochdeutsch, kein Marketing-Jargon.
Tipp: "Schweizer Hochdeutsch" explizit angeben – sonst schreibt die KI oft in deutschem Hochdeutsch mit anderen Formulierungen.
Spart 45 Min.
Meetings & Protokolle
3 Prompts
Prompt 04
Meeting vorbereiten
Strukturierte Traktandenliste und Vorbereitungsfragen in Minuten.
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Ich habe ein [Dauer]-minütiges Meeting mit [wer – z.B. Kreditgeber, Schlüsselkunde, Team]. Das Ziel des Meetings: [was soll am Ende entschieden oder geklärt sein]. Erstelle eine klare Traktandenliste mit Zeitangaben, 3 Fragen die ich vorbereiten sollte, und einen Eröffnungssatz der das Meeting gut startet.
Spart: Die Vorbereitung kostet sonst 30–45 Minuten. Mit diesem Prompt haben Sie in 5 Minuten eine bessere Struktur.
Sofort einsetzbar
Prompt 05
Sitzungsprotokoll aus Stichpunkten
Rohe Notizen in ein sauberes Protokoll verwandeln.
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Hier sind meine Notizen aus dem heutigen Meeting: [Stichpunkte einfügen]. Erstelle daraus ein sauberes Protokoll mit: Datum und Teilnehmer (wenn vorhanden), besprochene Punkte, getroffene Entscheide, Aufgaben mit Verantwortlichen. Sprache: sachlich, klar, Schweizer Hochdeutsch.
Tipp: Sie können auch einfach den transkribierten Text einer Sprachaufnahme einfügen – viele Smartphones haben diese Funktion eingebaut.
Spart 30 Min.
Prompt 06
Entscheidung strukturiert dokumentieren
Für wichtige Entscheide die Sie nachvollziehbar festhalten wollen.
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Ich habe folgenden Entscheid getroffen: [Entscheid]. Ausgangslage war: [Situation]. Geprüfte Alternativen: [Optionen]. Erstelle eine kurze Entscheidungsdokumentation (max. 1 Seite) die erklärt warum dieser Entscheid getroffen wurde. Für interne Nutzung, sachlicher Ton.
Warum das wichtig ist: In 6 Monaten wissen Sie und Ihr Team noch genau warum etwas entschieden wurde – spart spätere Diskussionen.
Mittlere Vorbereitung
Angebote & Verkauf
3 Prompts
Prompt 07
Angebotstext überzeugend formulieren
Den Begleittext zu einem Angebot kundenorientiert und überzeugend gestalten.
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Ich habe ein Angebot für [Kunde/Branche] für folgende Leistung erstellt: [Leistungsbeschreibung]. Der Preis beträgt [Betrag]. Schreibe einen überzeugenden Begleittext (max. 100 Wörter) der: den Nutzen für den Kunden in den Vordergrund stellt, Vertrauen aufbaut und zum Abschluss einlädt. Kein Verkaufsjargon.
Tipp: "Kein Verkaufsjargon" explizit angeben. KI neigt sonst zu Formulierungen wie "massgeschneiderte Gesamtlösungen".
Sofort einsetzbar
Prompt 08
Einwand entkräften
Wenn ein Kunde zögert – die richtigen Argumente finden.
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Ein Interessent für [Produkt/Dienstleistung] sagt: "[Einwand des Kunden]". Unser Vorteil gegenüber Alternativen ist: [Ihr Vorteil]. Formuliere eine kurze, ehrliche Antwort (3–4 Sätze) die den Einwand ernst nimmt und sachlich entkräftet – ohne Druck zu machen.
Wichtig: "Ohne Druck zu machen" bewirkt, dass die Antwort authentisch klingt – das merken Kunden.
Sofort einsetzbar
Prompt 09
Stelleninserat verfassen
Mitarbeitende finden – mit einem Inserat das die richtigen Leute anspricht.
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Ich suche eine/n [Stellenbezeichnung] für mein Unternehmen ([Branche, Ort, Grösse]). Aufgaben: [3–5 Hauptaufgaben]. Was wir bieten: [Vorteile]. Schreibe ein authentisches Stelleninserat das echte Menschen anspricht – kein HR-Kauderwelsch, keine leeren Phrasen. Ton: direkt, ehrlich, einladend.
Tipp: "Kein HR-Kauderwelsch" ist entscheidend. Bewerbende merken sofort ob ein Inserat menschlich oder generisch klingt.
Spart 60 Min.
Analyse & Entscheidungen
3 Prompts
Prompt 10
Situation analysieren und Optionen aufzeigen
Wenn Sie vor einem schwierigen Entscheid stehen und einen nüchternen Blick von aussen brauchen.
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Ich bin Geschäftsführer eines [Branche]-Unternehmens mit [X Mitarbeitenden]. Ich stehe vor folgender Situation: [Situation beschreiben]. Zeige mir drei verschiedene Handlungsoptionen mit je den wichtigsten Vor- und Nachteilen. Kein Vorzug für eine Option – ich will die Analyse, nicht die Entscheidung.
Wichtig: "Ich will die Analyse, nicht die Entscheidung" – sonst empfiehlt KI immer eine Option und übersieht Ihre spezifischen Faktoren.
Mittlere Vorbereitung
Prompt 11
Text oder Dokument zusammenfassen
Lange Berichte, Verträge oder Artikel in Minuten auf das Wesentliche reduzieren.
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Hier ist ein Text den ich zusammengefasst haben möchte: [Text einfügen]. Erstelle eine Zusammenfassung mit: (1) Kernaussage in einem Satz, (2) Die 3 wichtigsten Punkte als Aufzählung, (3) Was ich als Geschäftsführer konkret tun oder beachten sollte. Maximal eine halbe A4-Seite.
Tipp: Funktioniert auch mit Gesetzes- oder Vertragstexten – KI übersetzt Juristendeutsch in verständliche Sprache. (Für wichtige Dokumente trotzdem Fachperson beiziehen.)
Spart 20–45 Min.
Prompt 12
Den eigenen Betrieb für KI vorbereiten
Ein erster Selbstcheck – wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen wirklich?
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Ich führe ein [Branche]-Unternehmen mit [X Mitarbeitenden]. Unsere häufigsten Routineaufgaben sind: [3–5 Tätigkeiten nennen]. Welche dieser Aufgaben könnten sinnvoll mit KI oder Automatisierung unterstützt werden – und welche eher nicht? Bitte auch erklären warum, und welche Voraussetzungen (z.B. saubere Daten) jeweils nötig wären.
Das ist Ihr erster KI-Schritt: Dieser Prompt gibt Ihnen in 5 Minuten eine erste Einschätzung – kostenlos, unverbindlich und erstaunlich präzise.
Mittlere Vorbereitung
Möchten Sie tiefer einsteigen?
Ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch – ich zeige Ihnen konkret, wo KI in Ihrem Betrieb den grössten Hebel hat. Unverbindlich, auf Wunsch auf Schweizerdeutsch.
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